Kebijakan Privasi SIPERISDA

1. Ruang lingkup

Kebijakan Privasi ini berlaku bagi situs web, aplikasi bergerak, API, dan layanan terkait Sistem Informasi Pengawasan Perizinan Sumber Daya Air (“SIPERISDA”). Layanan ini ditujukan kepada petugas yang berwenang dan perwakilan badan usaha atau pemegang izin yang menggunakan SIPERISDA untuk pelaksanaan tugas administrasi dan pengawasan sumber daya air.

Dengan menggunakan SIPERISDA, Anda menyatakan telah membaca kebijakan ini. Persetujuan hanya digunakan sebagai dasar pemrosesan apabila memang diwajibkan atau sesuai untuk kegiatan pemrosesan tertentu; penggunaan layanan tidak serta-merta dianggap sebagai persetujuan untuk semua bentuk pemrosesan data.

2. Pengendali data pribadi

Pengelola layanan dan pengendali data pribadi dalam lingkup SIPERISDA adalah Balai Wilayah Sungai Kalimantan I Pontianak, beralamat di Jl. Achmad Sood No. 6, Pontianak, Indonesia.

Dalam memproses data pribadi, kami mengacu pada peraturan perundang-undangan yang berlaku, termasuk Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

3. Data yang kami proses

Jenis data yang diproses bergantung pada peran pengguna dan fitur yang digunakan.

Kami meminta pengguna agar tidak mengunggah data pribadi yang tidak diperlukan, khususnya data pribadi yang bersifat spesifik, ke dalam kolom keterangan atau dokumen laporan.

4. Tujuan dan dasar pemrosesan

Data diproses secara terbatas untuk:

• membuat, mengelola, mengautentikasi, dan mengamankan akun pengguna;
• menjalankan pengawasan perizinan dan pemanfaatan sumber daya air;
• menerima, memeriksa, mengelola, merekap, dan mencetak laporan;
• mengelola data kualitas air dan sertifikat kalibrasi;
• menampilkan lokasi objek pengawasan pada peta;
• menyelenggarakan surat-menyurat, pesan, balasan, dan notifikasi layanan di dalam aplikasi;
• mencegah penyalahgunaan, mendeteksi aktivitas mencurigakan, melakukan audit, dan menangani gangguan teknis;
• menghubungi pengguna mengenai akun, laporan, keamanan, perubahan layanan, atau permintaan dukungan; dan
• memenuhi kewajiban hukum, administrasi pemerintahan, kearsipan, pengawasan, atau permintaan resmi dari pihak berwenang.

Dasar pemrosesan dapat berupa pelaksanaan kewajiban hukum dan tugas untuk kepentingan umum atau pelayanan publik, pelaksanaan perjanjian atau kewajiban yang berkaitan dengan penggunaan layanan, kepentingan sah untuk menjaga keamanan sistem, dan/atau persetujuan apabila diwajibkan oleh peraturan.

Kami tidak menjual data pribadi dan tidak menggunakannya untuk iklan perilaku atau penawaran komersial.

5. Cookie, sesi, dan fitur “Tetap masuk”

SIPERISDA menggunakan cookie atau teknologi sejenis yang diperlukan untuk mempertahankan sesi, melindungi permintaan dari serangan pemalsuan, dan menjalankan autentikasi. Jika Anda memilih “Tetap masuk”, browser akan menyimpan cookie autentikasi lebih lama agar Anda tidak perlu masuk kembali pada setiap kunjungan.

Gunakan fitur “Tetap masuk” hanya pada perangkat pribadi dan terlindungi. Anda dapat mengakhiri sesi dengan keluar dari SIPERISDA atau menghapus cookie melalui pengaturan browser. Menonaktifkan cookie yang diperlukan dapat menyebabkan fungsi login tidak berjalan.

6. Pengungkapan data dan layanan pihak ketiga

Data hanya dapat diakses atau diungkapkan sebatas diperlukan kepada:

• petugas dan unit kerja berwenang di lingkungan Balai Wilayah Sungai Kalimantan I atau instansi pemerintah terkait;
• penyedia infrastruktur, hosting, pemeliharaan, atau keamanan yang bekerja berdasarkan instruksi dan kewajiban kerahasiaan;
• aparat penegak hukum, pengadilan, auditor, atau lembaga pengawas apabila diwajibkan berdasarkan kewenangan dan ketentuan hukum; dan
• pihak lain berdasarkan persetujuan pengguna atau dasar pemrosesan lain yang sah.

Google reCAPTCHA

Halaman login menggunakan Google reCAPTCHA v3 untuk menilai risiko penyalahgunaan secara otomatis. Saat login, informasi seperti token reCAPTCHA, alamat IP, dan informasi browser/perangkat dapat diproses oleh Google. reCAPTCHA juga dapat menetapkan cookie yang diperlukan untuk analisis risiko. Pemrosesan oleh Google tunduk pada Kebijakan Privasi Google dan Persyaratan Layanan Google.

Brevo dan pengiriman email

Untuk mengirim email layanan atau transaksional, SIPERISDA dapat menggunakan Brevo sebagai penyedia pengiriman email. Data yang diproses sebatas yang diperlukan dapat mencakup nama dan alamat email penerima, isi atau pengenal pesan, waktu pengiriman, status pengiriman, serta informasi teknis terkait keamanan dan keterkiriman email. Pemrosesan oleh Brevo tunduk pada Kebijakan Privasi Brevo.

Tautan eksternal

SIPERISDA menyediakan tautan menuju Google Play dan akun media sosial resmi. Data tidak dikirim oleh SIPERISDA kepada layanan tersebut hanya karena tautan ditampilkan. Apabila Anda membuka tautan, situs tujuan dapat memproses data sesuai kebijakan privasinya sendiri.

Pemrosesan lintas wilayah

Penyedia layanan global seperti Google atau Brevo dapat memproses data pada infrastruktur di luar Indonesia. Jika terjadi transfer data pribadi lintas negara, pengelola akan menerapkan persyaratan dan pelindungan yang diwajibkan oleh peraturan perundang-undangan.

7. Jangka waktu penyimpanan

Data disimpan selama diperlukan untuk tujuan pemrosesan dan sesuai jadwal retensi arsip serta kewajiban hukum yang berlaku. Kriteria berikut digunakan:

• Data akun dan profil disimpan selama akun aktif dan selama masih diperlukan untuk administrasi, audit, penyelesaian sengketa, atau kewajiban hukum setelah akun dinonaktifkan.
• Data laporan, perizinan, kualitas air, dan kalibrasi disimpan sesuai kebutuhan pengawasan, pelaporan, pembuktian, serta jadwal retensi arsip instansi.
• Surat, pesan, lampiran, dan notifikasi layanan disimpan selama diperlukan untuk komunikasi kedinasan, tindak lanjut layanan, pembuktian, dan sesuai jadwal retensi arsip instansi.
• Log akses dan keamanan disimpan selama diperlukan untuk audit, pencegahan penyalahgunaan, investigasi insiden, dan keamanan sistem, kemudian dihapus atau dianonimkan apabila tidak lagi diperlukan.
• Data yang dihapus dari penggunaan aktif dapat disimpan sementara dalam area pemulihan dengan akses terbatas. Pemulihan atau pemusnahan permanen dilakukan oleh petugas berwenang sesuai Jadwal Retensi Arsip, kebutuhan pengawasan, kewajiban hukum, audit, dan prosedur resmi instansi.
• Cookie sesi berakhir ketika sesi selesai; cookie “Tetap masuk” bertahan hingga masa berlakunya berakhir, pengguna keluar, atau cookie dihapus dari browser.
• Salinan cadangan dapat tetap ada untuk waktu terbatas sampai siklus pencadangan berikutnya, dengan akses yang dibatasi.

SIPERISDA belum menetapkan jangka waktu otomatis yang seragam untuk pemusnahan seluruh jenis data. Jangka waktu dan tindak lanjut setiap kategori data mengikuti Jadwal Retensi Arsip serta keputusan resmi pengelola yang berlaku.

Apabila data tidak lagi diperlukan dan tidak ada kewajiban penyimpanan, data akan dihapus, dimusnahkan, atau dianonimkan dengan cara yang wajar dan aman.

8. Keamanan data

Kami menerapkan langkah teknis dan organisasi yang wajar untuk melindungi data, termasuk pembatasan akses berdasarkan peran, autentikasi, pencatatan akses dan aktivitas administratif, validasi unggahan, penyimpanan kata sandi dalam bentuk hash, perlindungan sesi, pencadangan, serta pemeliharaan sistem. Akses ke User Log dan Pemulihan Data dibatasi kepada petugas berwenang sesuai perannya.

Tidak ada metode transmisi atau penyimpanan elektronik yang sepenuhnya bebas risiko. Apabila terjadi insiden yang berdampak terhadap data pribadi, pengelola akan melakukan penanganan dan pemberitahuan sesuai ketentuan yang berlaku.

Pengguna bertanggung jawab menjaga kerahasiaan kredensial, menggunakan kata sandi yang kuat, keluar setelah selesai memakai perangkat bersama, dan segera melaporkan dugaan penyalahgunaan akun.

9. Hak pengguna atas data pribadi

Sesuai ketentuan yang berlaku dan dengan memperhatikan pengecualian yang sah, Anda dapat meminta:

• informasi mengenai identitas pengendali, tujuan, dasar, dan akuntabilitas pemrosesan;
• akses atau salinan data pribadi mengenai diri Anda;
• pelengkapan, pembaruan, atau perbaikan data yang tidak akurat;
• penghentian, pembatasan, penghapusan, atau pemusnahan data apabila persyaratan hukumnya terpenuhi;
• penarikan persetujuan untuk pemrosesan yang memang didasarkan pada persetujuan; dan
• penyampaian keberatan atau pengaduan terkait pemrosesan data pribadi.

Sebagian data profil dapat diperbarui melalui menu profil. Untuk permintaan lain, hubungi kami melalui alamat pada bagian Kontak. Kami dapat meminta informasi yang wajar untuk memverifikasi identitas dan kewenangan pemohon.

Penghapusan dari tampilan atau penggunaan aktif tidak selalu berarti pemusnahan permanen karena data tertentu dapat berada sementara dalam area pemulihan yang aksesnya dibatasi. Permintaan penghapusan atau pemusnahan tidak selalu dapat dipenuhi apabila data masih diperlukan untuk kewajiban hukum, tugas pemerintahan, kepentingan kearsipan, penetapan atau pembelaan hak hukum, audit, keamanan, atau alasan sah lainnya.

Data anak

SIPERISDA tidak ditujukan untuk anak dan tidak secara sengaja membuat akun bagi anak. Apabila Anda mengetahui adanya data anak yang diproses tanpa dasar yang sesuai, silakan hubungi kami.

10. Perubahan kebijakan

Kebijakan ini dapat diperbarui ketika terdapat perubahan fitur, praktik pemrosesan, penyedia layanan, atau peraturan. Tanggal pembaruan akan dicantumkan pada bagian atas halaman. Untuk perubahan material, pemberitahuan dapat disampaikan melalui SIPERISDA atau kanal komunikasi yang tersedia sebelum atau pada saat perubahan berlaku.

11. Kontak dan permohonan privasi